第二届吉林市河南商会 档案管理制度

第二届吉林市河南商会

档案管理制度

第一条 档案分类

一、 下列资料列入商会档案统一管理

（一）财务资料。会计、出纳所记载的一切账薄、原始凭据，所有财务报表、报销凭据、银行往来凭证，所有收支凭证等。

（二）会议资料。提交会议（会员代表大会、理事会、常务理事会、会长办公会）等研究讨论的提案，以及会议议程、会议决议、会议纪要等。

（三）会员资料。会员提供的入会申请表、会员登记表、身份证复印件、企业工商营业执照复印件、照片、文字资料、通信地址、联系方式及本企业相关信息。

（四）书刊资料。付印的书籍、会刊、简报、宣传材料等，刊载商会信息的报纸、杂志及其它信息资料。

（五）文件资料。商会自成立以来，上报、下发的所有正式文件、函件，政府有关部门，特别是主管部门发给商会的文件、函件等。

（六）函件资料。以商会及秘书处名义，发出的所有函件、通知等。

（七）组织相关活动的资料。商务沙龙、信息交流，各种座谈会、茶话会、联欢会、团拜会、投资考察、培训学习、旅游交友等。

（八）档案资料包括：纸介质、磁介质及电子介质等载体形式。

第二条 档案资料的收集整理

（一）由秘书处牵头，负责收集整理和督促各部门收集整理与本会相关的各类资料。

（二）各部门、各分管专项工作的人员（除会计人员外），负责在完成每一件工作后，及时汇总资料，按要求整理归档。

（三）代表本会参加各种外事活动（会议）的资料及代表本会的发言资料，会后要及时交给秘书处，收秘书处进行整理归档。

（四）每年12月份，应将当年的工作资料整理汇总，整理成该项工作的年度档案资料并归档。

第三条 档案资料使用管理的要求

（一）秘书处负责所有档案资料的收集、整理、归档管理工作。

（二）有关人员查询、使用档案资料时，应予登记；重要资料的查询，应报秘书长审批；办公室应确保档案资料不丢失、不损坏。

（三）本会档案资料必须保证原始性、真实性和安全性，保障本会各项工作的正常开展和延续。